Delte kontakter i Outlook og Microsoft 365: jeres muligheder
Microsoft 365 har fire indbyggede måder at dele kontakter i Outlook på: kontakter i en offentlig mappe, en delt postkasse, en kontaktmappe, som én bruger deler, og kontaktlister. De virker i forskellig grad i Outlook på computeren, men ingen af dem lægger den delte liste ind i telefonens egne kontakter, så opkald viser stadig kun et nummer.
1. Kontakter i en offentlig mappe
En offentlig mappe med kontakter giver hele organisationen én fælles liste. Outlook til Windows og Outlook til Mac kan åbne den, og Outlook på nettet kan nå den, når mappen er lagt under Favoritter. Outlook til iOS og Android understøtter ikke offentlige mapper, og telefonens kontakter ser dem aldrig.
Den passer til en central liste, som få personer vedligeholder, og som alle slår op i ved skrivebordet.
2. Kontakter i en delt postkasse
Microsofts egen vejledning til en fælles kontaktliste for hele organisationen er en delt postkasse. Opret den i Microsoft 365 Admin Center eller Exchange Admin Center, og giv en sikkerhedsgruppe fuld adgang (Full Access). I klassisk Outlook til Windows dukker postkassens kontaktmappe derefter selv op under jeres kontakter.
Microsoft beskriver selv begrænsningerne. De delte kontakter kan ikke åbnes i Outlook på nettet eller i nye Outlook til Windows. Exchange ActiveSync, som telefonens egen Exchange-konto bruger, understøtter ikke delte postkasser. Og alle med fuld adgang kan også læse postkassens mail.
3. En delt kontaktmappe
I klassisk Outlook kan en bruger dele en kontaktmappe fra Personer-visningen og sende en invitation, som modtageren åbner fra mailen. Det kan ikke gøres fra Outlook på nettet.
Mappen bevares i ejerens postkasse. Den vises ved siden af modtagerens egne kontakter i Outlook, men den er ikke en del af modtagerens mappe Kontakter, så den kommer ikke ud på telefonen.
4. Kontaktlister
En kontaktliste (kontaktgruppe) samler adresser, så I kan sende mail til en gruppe på én gang. Den ligger i kontakterne hos den, der har oprettet den. Andre får en kopi, når listen sendes til dem, og kopien bliver ikke opdateret, når originalen ændres. Den er bygget til at sende mail til en gruppe.
5. Det, ingen af dem gør
- Telefoner. Telefonen synkroniserer mappen Kontakter i brugerens egen postkasse. Offentlige mapper, andres mapper og delte postkasser ligger uden for den.
- Nye Outlook og Outlook på nettet. Kontakter i en delt postkasse kan ikke åbnes der.
- Vedligehold. Hver metode kræver, at nogen giver adgang, når der kommer nye medarbejdere, og holder listen ajour.