Én fælles kontaktliste på hver medarbejders telefon
Microsoft 365 har ingen enkel fælles adressebog, der når ud på telefonerne. Med ModernSync vælger I én kilde, enten en gruppe eller en kontaktmappe i en postkasse. Hver nat kopieres den til alle valgte postkasser, så den samme liste står i Outlook og på medarbejdernes iPhones og Android-telefoner.
Virker mediPhoneAndroidOutlook på Windows, Mac og nettet
Hvorfor delte kontakter er svære i Microsoft 365
Fælles kontaktlister ligger typisk i en offentlig mappe eller en delt postkasse, som kun Outlook på computeren kan åbne. Telefonen synkroniserer kun brugerens egen postkasse, så listen mangler netop dér, hvor den skal bruges, når nogen ringer.
Jeres muligheder i Microsoft 365
| Mulighed | Fungerer godt | Mangler |
|---|---|---|
| Kontakter i offentlige mapper | Én liste, som alle kan åbne i Outlook på computeren. | Ikke i telefonens kontakter, så indgående opkald viser kun et nummer. |
| Kontakter i en delt postkasse | Let at vedligeholde for et lille team. | Hver bruger skal selv åbne den, og telefonerne synkroniserer den ikke. |
| Kontaktlister i Outlook | Hurtig at sende til en gruppe. | Hver bruger har en kopi, der ikke bliver opdateret. |
Sådan gør ModernSync det
Opsætningen tager cirka fem minutter.
Godkend appen
En global administrator godkender ModernSync i Microsoft 365. Der installeres intet på telefoner eller servere.
Vælg grupperne
Vælg, hvem der bliver kontakter, og hvem der får dem. En prøvekørsel viser præcis, hvad der ville blive ændret, før noget skrives.
Kontakter på alle telefoner
Hver nat opdateres kontakterne i medarbejdernes postkasser, og telefonerne og Outlook henter dem derfra.
Først en prøvekørsel
Prøvekørslen viser præcis, hvor mange kontakter der ville blive oprettet, opdateret og fjernet i hvilke postkasser. Der skrives intet, før I slår synkroniseringen til.
Data, hosting og databehandleraftale
- Kontaktdata bliver i Microsoft 365
- Kontakterne skrives direkte fra Microsoft 365 til medarbejdernes postkasser. Vi gemmer kun det, portalen skal bruge for at vise status.
- Hostet i Azure i EU
- Data behandles i Microsoft Azure i EU, og der ligger ingen adgangskoder hos os. Appens rettigheder står på tilladelsessiden.
- Databehandleraftale følger med
- Den er en del af vilkårene og accepteres ved tilmeldingen.
Spørgsmål
Kan kilden være en fælles kontaktmappe?
Ja, fx en mappe i en delt postkasse med leverandørerne. En regel kopierer kontakterne derfra til alle valgte postkasser.
Kan man rette de delte kontakter på telefonen?
Ret dem i kilden. Natten efter opdaterer ModernSync alle kopierne, så listerne igen er ens.
Kan kontakterne ligge i en separat mappe?
Ja, men det er kun Outlook, der viser undermapper. Telefonerne viser hovedmappen Kontakter, så skal listen ud på telefonerne, skal den ligge dér.
Ændrer det vores egne kontakter?
Nej. ModernSync retter kun kontakter med sit eget skjulte mærke. Bliver kildemappen tømt ved en fejl, stopper slet-spærren kørslen, før kopierne forsvinder fra postkasserne.
Relaterede guides og andre løsninger
- Delte kontakter i Outlook og Microsoft 365: jeres muligheder
Fire indbyggede måder at dele en kontaktliste på, hvad hver af dem kan i Outlook, og hvorfor ingen af dem lægger listen i medarbejdernes telefoner.
- Sådan virker regler
Hvad en regel er, hvilke kilder I kan bruge, og hvad der sker med kontakterne, når I ændrer eller sletter en regel.
- Outlook-kontakter på iPhoneKollegerne fra Microsoft 365 i iPhonens egne kontakter, så opkald viser navnet.
- Outlook-kontakter på AndroidKollegerne i Android-telefonens kontakter, også på Samsung.
- Adresselisten som kontakterDen globale adresseliste som rigtige kontakter, så opkald viser, hvem der ringer.
- Send kontakter til iPhone og AndroidGodkend appen én gang, og vælg grupperne. Der er ingen scripts at vedligeholde.
- Medarbejderoversigt i telefonenMedarbejderoversigten i telefonens egen kontakt-app i stedet for i en app mere.
Prøv det på jeres egne grupper
Tilmeld jer i portalen, og se prøvekørslen for jeres egne grupper, før I beslutter jer. 14 dage gratis.