Sådan virker regler
En regel bestemmer, hvem der bliver kontakter, og hvem der får dem. Den går fra en kilde til en modtagergruppe. I styrer reglerne under Regler. Kortet har to kolonner: Fra er kildegruppen eller kontaktmappen, og Til er modtagergruppen. Under hver regel står tallene fra seneste kørsel. I kan have flere regler, men ikke to med de samme to grupper.
Kilden (Fra)
Når I klikker på Tilføj regel, vælger I under Fra mellem to slags kilder.
En gruppe. Medlemmerne bliver kontakter, fx alle medarbejdere. Medlemmer af indlejrede grupper tæller med. Kun aktive medarbejdere med licens og postkasse kommer med. Gæster, konti uden postkasse (fx mødelokaler) og eksterne kontakter i gruppen bliver sorteret fra, og derfor kan tallet være lavere end gruppens størrelse. Efter en kørsel står tallene under hver regel. Hver medarbejder får de andre i gruppen som kontakter.
Har I medarbejdere uden Microsoft 365-postkasse, fx på lageret eller i produktionen, kan I sætte flueben ved Medtag medarbejdere uden postkasse, når de har et telefonnummer. De kommer så med som kontakt med navn, firmaoplysninger og telefonnummer, men uden e-mail. Kun dem med mobil- eller firmanummer kommer med. En konto, der er blokeret for login i Microsoft 365, tæller som fratrådt, og kontakten fjernes efter karensperioden. Prøvekørslen viser, hvem der kommer med.
Undtagelsesgruppe (valgfri). Medlemmer af denne gruppe bliver ikke kontakter. Brug den til servicekonti, mødelokaler og andre, der ikke skal ligge på telefonerne.
En kontaktmappe i en postkasse. Kontakterne i mappen kopieres til modtagerne, fx leverandører eller IT-support, som I har samlet i en delt postkasse. Skriv postkassens e-mailadresse og eventuelt mappens navn. Lader I mappefeltet stå tomt, bruger ModernSync postkassens egen Kontakter-mappe. Portalen beder jer bekræfte, før mappen deles. Brug en fælles eller delt postkasse og ikke en medarbejders private kontakter. Selve kildepostkassen ændres ikke. Bliver mappen slettet senere, holder reglen op med at ændre noget, og kørslen viser hvorfor.
Modtagerne (Til)
Under Til vælger I modtagergruppen. Modtagerne er de medlemmer af gruppen, der har en postkasse, også via indlejrede grupper. Modtagere, der er deaktiveret eller uden licens i Microsoft 365, får ikke kontakter, og Overblik viser, hvor mange det drejer sig om. Under Postkasser står alle modtagere med deres status.
Under Hvor skal kontakterne ligge? vælger I:
- I Kontakter, som vises på telefonen og i Outlook.
- I en undermappe, som vises i Outlook. Telefonens indbyggede kontakter viser normalt ikke undermapper.
Tallet ved modtagergruppen på kortet er de postkasser, der får kontakterne. Medlemmer uden mailadresse, deaktiverede konti, konti uden licens og postkasser over prøvens loft tæller ikke med. Har modtagergruppen 25 medlemmer, og har én af dem ingen licens, står der 24 postkasser.
Hvorfor mangler en person?
Under Postkasser kan I søge på en person med navn eller mailadresse. Svaret viser for hver regel, om personen bliver kontakt hos modtagerne, og om personen selv får kontakterne. Er svaret nej, står årsagen ved siden af, fx ikke medlem af kildegruppen, gæst, uden postkasse, i undtagelsesgruppen, deaktiveret med datoen for, hvornår kontakten fjernes, eller over prøvens loft. Opslaget bruger jeres grupper i Microsoft 365, som de er lige nu. Passer flere personer på søgningen, så søg på mailadressen.
Redigér en regel
Klik på Redigér, ret reglen, og klik på Gem regel. Ændringen gælder fra næste kørsel, så lav en prøvekørsel først og se tallene.
Skifter I modtagergruppe eller mappe, fjernes reglens kontakter hos de tidligere modtagere eller i den gamle mappe ved næste rigtige kørsel. Det samme sker for en person, I tager ud af modtagergruppen.
Slet en regel
Klik på Slet, og bekræft med Slet regel. Reglens kontakter fjernes hos modtagerne ved næste rigtige kørsel. Overblik viser en besked, indtil oprydningen er sket. Kontakter, brugerne selv har oprettet, berøres ikke.