Databehandleraftale for ModernSync

Version 1.3 · Gælder fra 20. oktober 2026

Kort fortalt

• Hvem bestemmer: I er dataansvarlige. Vi behandler kun oplysningerne for at levere ModernSync og efter jeres instruks.
• Hvilke data: Kontaktoplysninger (fx navn, firma, stilling, e-mail, telefon og firmaadresse) på personerne i de grupper, I vælger. Med tilvalg også aftaler fra en delt kalender og brugernes egne kontakter, som kun læses.
• Hvorfor: Så kollegerne kommer ind i medarbejdernes Outlook og telefoner. Med tilvalg også fælles kalendere, advarsler og et overblik over kontakter og kørsler.
• Hvor længe: ModernSync gemmer ikke jeres kontaktkort. De læses og skrives kun under kørslen. Det, vi gemmer, og hvor længe, står i bilag A.
• Hvem og hvor: Vores eneste underleverandør er Microsoft (Azure i EU). Vi giver besked, før vi tager en ny i brug.
• Jeres rettigheder: I kan fjerne ModernSyncs adgang i jeres Entra ID og få jeres opsætning og historik udleveret, når I stopper. Sker der et brud på sikkerheden, får I besked hurtigst muligt.
• Afviger det fra teksten nedenfor, gælder teksten nedenfor.

Loven (GDPR artikel 28) kræver en databehandleraftale, når vi behandler personoplysninger for jer. Den accepteres sammen med vilkårene, når I tilmelder jer.

Dataansvarlig: Den organisation, der tilmelder sig ModernSync (“I”). Databehandler: Moderntech Consulting ApS, CVR 39976498, Højmarksvej 36, 8700 Horsens (“vi”).

1. Hvad aftalen dækker

Vi behandler personoplysninger for jer for at levere ModernSync, som beskrevet i bilag A. Vores egne oplysninger om portalbrugere og fakturering står i privatlivspolitikken.

2. Vi følger jeres instruks

• Vi behandler kun oplysningerne efter jeres instruks. Instruksen er denne aftale, vilkårene og de valg, I træffer i portalen.
• Vi overfører ikke selv oplysninger til lande uden for EU. Vores underleverandør kan overføre oplysninger til lande uden for EU, hvis det sker efter bilag B og et gyldigt overførselsgrundlag i GDPR kapitel V. I så fald giver vi jer besked, medmindre loven forbyder det.
• Mener vi, at en instruks er i strid med loven, siger vi det.
• I er ansvarlige for, at I har lov til at dele oplysningerne, og for at fortælle medarbejderne om det.

3. Tavshedspligt

Alle, der behandler oplysningerne for os, har tavshedspligt.

4. Sikkerhed

Vi beskytter oplysningerne med de foranstaltninger, der står i bilag C. Vi kan ændre dem, så længe sikkerheden ikke bliver dårligere.

5. Underleverandører

• I godkender, at vi bruger underleverandørerne i bilag B, og at vi kan bruge andre.
• Vi giver jer besked i rimelig tid, før vi tager en ny underleverandør i brug, så I kan nå at gøre indsigelse. Er I imod det, kan I stoppe ModernSync.
• Vores underleverandører skal beskytte oplysningerne lige så godt som vi. For Microsoft sker det gennem Microsofts egne databehandlingsvilkår. Vi er over for jer ansvarlige for, at vores underleverandører opfylder deres forpligtelser.

6. Hjælp til jer

• Spørger en medarbejder om sine oplysninger, sender vi spørgsmålet videre til jer og hjælper jer med at besvare det, så vidt det er muligt.
• Vi hjælper jer med sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og kontakt til Datatilsynet, så godt vi kan ud fra det, vi ved.
• Hjælp ud over det, ModernSync selv kan, kan vi tage betaling for efter tidsforbrug.

7. Brud på sikkerheden

Opdager vi et brud, der rammer jeres oplysninger, giver vi jer besked hurtigst muligt. Vi fortæller, hvad vi ved, så I kan anmelde det til Datatilsynet. Kan vi ikke give alle oplysninger med det samme, sender vi resten, efterhånden som vi får dem.

8. Dokumentation og kontrol

I kan bede os om at vise, at vi overholder aftalen. Det sker først og fremmest skriftligt, fx med denne aftale og Microsofts revisionsrapporter. Er det ikke nok, eller kræver Datatilsynet det, kan I eller en uafhængig revisor kontrollere os efter aftale. I betaler jeres egne omkostninger og vores rimelige, dokumenterede omkostninger ved kontrollen.

9. Når I stopper

Udløber en prøveperiode, uden at I har valgt abonnement, fjerner ModernSync de kontakter og kalendere, den har oprettet hos jer, og I er derefter afmeldt (vilkårenes pkt. 3). Det er en del af jeres instruks. Når I afmelder jer, vælger I, om ModernSync skal fjerne de kontakter, den har oprettet hos jer, eller beholde dem i jeres postkasser. Beholder I dem, opdateres de ikke længere, og de er herefter jeres egne data. I kan få jeres opsætning og historik udleveret først (se vilkårenes punkt 5). Derefter sletter vi de oplysninger, vi har behandlet for jer, medmindre loven kræver, at vi gemmer dem. Der er ingen kontakter at give tilbage, fordi vi ikke gemmer dem. Jeres oprindelige data ligger i jeres egen Microsoft 365.

10. Ansvar og lov

Ansvaret mellem os følger vilkårenes punkt 8, også for krav efter denne aftale. Loftet berører ikke de registreredes ret til erstatning efter GDPR artikel 82. Står der noget andet i vilkårene om personoplysninger, gælder denne aftale. Aftalen følger dansk ret, og tvister afgøres ved Retten i Horsens.

---

Bilag A – Hvad vi behandler

Formål. At jeres organisations kontakter kommer ind i medarbejdernes Outlook og telefoner. Hertil de tilvalg, I selv slår til:

• Kalendertilvalget: at vise fælles kalendere i medarbejdernes Outlook.
• Advarsler: at give de modtagere, I angiver, besked, når en kørsel stoppes eller fejler.
• Tjek for forældede kontakter: at vise jer kontakter, som brugerne selv har gemt, og som er forældede eller dobbelte.
• Kørselsdetaljer: at vise jer, hvilke kontakter en prøvekørsel eller kørsel opretter, opdaterer og fjerner, og hvilke postkasser der får ændringerne, så I kan se effekten før og efter.

Hvad sker der. Hver nat, og når I starter en kørsel, læser ModernSync medlemmerne af den gruppe eller kontaktmappe, I vælger, og opretter, opdaterer og sletter kontakter i postkasserne hos den gruppe, I vælger. Har I valgt Medtag eksterne kontakter på en regel, læses også de eksterne kontakter (organisationskontakter), der er medlem af kildegruppen. Kalendertilvalget er en særskilt app, som I godkender for sig. Kalender-appen læser kalenderen i den delte postkasse, I vælger, og jeres lukkedage, og den skriver kun i de kalendere, den selv har oprettet hos modtagergruppen. Advarsler sendes fra en af vores postkasser i Microsoft 365. Tjekket for forældede kontakter og kørselsdetaljer kan kun slås til af jeres egen administrator. Tjekket læser de kontakter, brugerne selv har gemt i modtagernes postkasser, og sammenholder dem med kilden. Brugernes egne kontakter bliver ikke ændret, bortset fra kontakter uden noter, private numre og flere e-mailadresser, som I selv har bedt ModernSync overtage (bilag C).

Hvem det handler om.

• Personerne i jeres kildegruppe eller kontaktmappe, og med Medtag eksterne kontakter også de eksterne personer i jeres adressebog, der er medlem af kildegruppen.
• Personerne i jeres modtagergruppe.
• De personer, I angiver som modtagere af advarsler.
• Med tjekket for forældede kontakter også de personer, som brugerne selv har gemt som kontakter.

Hvilke oplysninger.

• Kontakter: navn, firma, afdeling, stilling, kontor, e-mail, telefonnumre, firmaadresse, tekniske ID’er og kontostatus fra Microsoft 365. For eksterne kontakter de samme oplysninger, dog uden kontostatus.
• Kalender: emne, tid og sted for aftaler i den delte postkasse, I vælger (kun aftaler, som postkassen selv har oprettet eller accepteret. Private og aflyste springes over).
• Advarsler: modtagernes e-mailadresser.
• Tjek for forældede kontakter: navn, e-mail og telefonnumre (mobil, arbejde og privat) på de kontakter, brugerne selv har gemt. De læses, men ændres ikke.
• Kørselsdetaljer: navnet på de kontakter, en kørsel ændrer, navnene på de felter, der ændres, og navn og e-mail på de modtagere, der får ændringerne.

ModernSync er ikke beregnet til følsomme oplysninger (GDPR artikel 9 og 10). I vælger grupperne og kalenderen og sørger for, at de ikke indeholder sådanne oplysninger.

Det, vi gemmer, og hvor længe. ModernSync gemmer ikke kontaktkortene (numre, adresser og lignende) og kalenderaftalerne. De behandles kun under kørslen. Ellers gemmer vi kun dette, så længe I bruger ModernSync, og højst så længe, som det står her:

Hvad	Hvor længe
Jeres opsætning: regler, kalenderregler, lukkedage og modtagere af advarsler	Modtagere af advarsler, indtil I fjerner dem. Opsætningen slettes 90 dage efter afmeldingen
Postkasse-oversigt: modtagernes navn, e-mail og tekniske ID samt status og tidspunkt for seneste synkronisering	Slettes 90 dage efter afmeldingen
Fratrædelser: tekniske ID og tidspunktet, hvor kontoen blev deaktiveret eller mistede licensen	Indtil kontakten er fjernet
Ændringslog, så det kan opklares, hvem der har ændret jeres opsætning: tidspunkt, objekt-ID og tenant-ID på den, der gjorde det, om det var os, hvilket kald der blev lavet, og navnene på de ændrede felter. Indholdet gemmes ikke, bortset fra om kørsler kun er prøvekørsler, og organisationens status	12 måneder. Slettes 90 dage efter afmeldingen
Kørselshistorik. Den kan indeholde tekniske fejlbeskeder, og mailadresser i dem maskeres, før de gemmes	12 måneder. Slettes 90 dage efter afmeldingen
Tekniske logs	30 dage
Natlig sikkerhedskopi af opsætningen (organisationens navn, CVR, regler, modtagere af advarsler og accept af vilkår) og månedens forbrug, så vi kan gendanne dem efter en fejl	30 dage
Fund fra tjekket for forældede kontakter: fundets type, om det gælder telefon eller e-mail, navnet på brugerens kontakt og navnet på kollegaen, højst 50 fund pr. postkasse. Numre og adresser gemmes ikke, og kontakter uden fund gemmes slet ikke	Erstattes, hver gang postkassen tjekkes igen. Slettes straks, når I slår tjekket fra, eller når I afmelder jer
Kørselsdetaljer for den seneste prøvekørsel og den seneste kørsel: navnene på de kontakter, der oprettes, opdateres eller fjernes, hvilke felter der ændres (ikke indholdet), og navn, e-mail og tekniske ID på de modtagere, der får ændringerne	Erstattes ved næste kørsel af samme slags. Slettes efter 30 dage og straks, når I slår dem fra, eller når I afmelder jer

Ændrer det, vi gemmer, sig, opdaterer vi bilaget og giver jer besked.

Bilag B – Underleverandører

Underleverandør	Hvad	Hvor
Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland	Drift (Microsoft Azure), login (Entra ID) og afsendelse af advarsler (Microsoft 365)	EU. Eventuelle overførsler uden for EU er dækket af Microsofts databehandlingsvilkår med EU’s standardkontraktbestemmelser og EU-U.S. Data Privacy Framework

Jeres egen Microsoft 365, hvor kontakterne ligger, er jeres egen leverandør og ikke vores underleverandør.

Bilag C – Sådan beskytter vi oplysningerne

• Mindst mulig adgang: ModernSync består af en kontakt-app og, hvis I vælger kalendertilvalget, en kalender-app. Hver app har kun de rettigheder, den skal bruge. Kontakt-appen kan ikke læse mails, kalendere eller filer, og rettigheden til eksterne kontakter kan kun læse. Kalender-appen godkender I for sig, og den skriver kun i kalendere, den selv har oprettet. I giver og fjerner selv adgangen i jeres Entra ID.
• Ændrer kun egne kontakter: ModernSync ændrer kun kontakter, den selv har oprettet, og de kontakter, I selv har bedt den overtage med indstillingen Overtag eksisterende kontakter. En overtaget kontakt har højst én e-mailadresse og ingen noter, private numre, fødselsdag eller andre felter, ModernSync ikke selv skriver. Andre kontakter med samme e-mail er brugerens egne og røres ikke. Stopper kontakterne (afmelding, prøveudløb, slettet regel, modtager uden for gruppen), bliver de overtagne kontakter liggende hos brugeren uden vores mærke. De slettes kun, når personen ikke længere er med i den gruppe eller kontaktmappe, kontakterne hentes fra, fx fordi kollegaen er fratrådt eller er taget ud af gruppen. Tjekket for forældede kontakter læser brugernes egne kontakter, men ændrer dem ikke.
• Spærrer mod fejl: ModernSync har spærrer mod sletninger ved en fejl.
• Adskilte kunder: Hver kundes data og adgang holdes adskilt.
• Ingen adgangskoder: ModernSync bruger Microsofts managed identity i stedet for gemte adgangskoder eller nøgler. Den app, I godkender, har hverken certifikat eller adgangskode.
• Kryptering: Data er krypteret, både når de sendes, og når de gemmes.
• Adgangsstyring: Autoriserede personer hos os har adgang til driften. Administrative konti kræver multifaktorgodkendelse.
• Overvågning: Vi får automatisk besked, når driften fejler.
• Drift i EU: Microsoft Azure i EU.