Sådan håndterer ModernSync jeres Microsoft 365-data

Kort fortalt

• Data: Kontaktkortene gemmes ikke hos os. De læses og skrives kun under kørslen. Vi gemmer opsætning, oversigter og logs, og navne fra de tilvalg, I selv slår til.
• Adgang: Hver app har kun de rettigheder, den skal bruge, og ModernSync ændrer kun sine egne kontakter. I kan altid fjerne adgangen i jeres Entra ID.
• Ingen hemmeligheder: ModernSync bruger Microsofts managed identity og har ingen gemte adgangskoder eller nøgler. Data, vi gemmer, er krypteret.
• Hvor og hvem: Microsoft Azure i EU (Sverige). Microsoft er vores eneste underleverandør. ModernTech og en eventuel MSP-partner, som jeres organisation er tilknyttet, har adgang.
• Når I stopper: I kan selv hente jeres data i portalen. Opsætning, handlingslog og kørselshistorik sletter vi 90 dage efter afmeldingen.

Her er de valg i ModernSyncs opbygning, der begrænser, hvad den kan se og ændre hos jer. GDPR kalder det databeskyttelse gennem design (artikel 25).

Hvad vi gemmer

• Kontaktkortene gemmes ikke. ModernSync læser kontakterne i jeres Microsoft 365 og skriver dem i medarbejdernes postkasser under kørslen. Bagefter ligger de ikke hos os.
• Det, vi gemmer, er jeres opsætning, en postkasse-oversigt med navn og e-mail på modtagerne og de logs, der står nedenfor.
• To tilvalg gemmer navne, og kun jeres egen administrator kan slå dem til. Tjek for forældede kontakter læser navn, e-mail og numre på brugernes egne kontakter uden at ændre dem og gemmer kun navnene ved fund. Kørselsdetaljer gemmer navne og feltnavne, ikke værdier, for den seneste prøvekørsel og kørsel i højst 30 dage. De vises kun for jeres egne administratorer og kommer ikke med i sikkerhedskopien. Det gemte slettes, når et tilvalg slås fra.

Databehandleraftalens bilag A viser det præcist.

Adgang til jeres Microsoft 365

• Kun den adgang, der er brug for. Kontakt-appen kan ikke læse mails, kalendere eller filer. Microsoft-rettigheden til kontakter gælder alle postkasser i organisationen, men ModernSync skriver kun i modtagergruppens postkasser og kun i sine egne kontakter. Med Medtag eksterne kontakter læser kontakt-appen også de eksterne kontakter i jeres adressebog med rettigheden OrgContact.Read.All, som kun kan læse.
• Kalendertilvalget er en særskilt app, som I godkender for sig. Den læser kalenderen i den delte postkasse, I vælger, og skriver kun i kalendere, den selv har oprettet.
• I styrer adgangen. I ser rettighederne på Microsofts side, før I godkender. Fjerner I appen i Entra ID, udsteder Microsoft ikke flere adgangsbilletter til den. En kørsel, der allerede er i gang, kan fortsætte i op til en time.
• Kun en global administrator eller Exchange-administrator hos jer kan vælge en postkasse som kilde.

Sikring mod fejl

• Ændrer kun sine egne kontakter. Hver kontakt, ModernSync opretter, får et skjult mærke, og den ændrer kun kontakter med det mærke. Undtagelsen er Overtag eksisterende kontakter, som I selv slår til: her overtager ModernSync kun kontakter uden noter, private numre eller flere e-mailadresser. Stopper kontakterne, bliver de overtagne kontakter liggende uden vores mærke. De slettes kun, når personen ikke længere er med i den gruppe eller kontaktmappe, kontakterne hentes fra, fx fordi kollegaen er fratrådt eller er taget ud af gruppen.
• Prøvekørsel først. En prøvekørsel viser, hvad ModernSync ville ændre, uden at skrive noget. En spærre stopper en kørsel, der ville slette usædvanligt mange kontakter.

Login, hemmeligheder og kryptering

• Ingen gemte adgangskoder eller nøgler. ModernSync bruger Microsofts managed identity. Den app, I godkender, har hverken certifikat eller adgangskode.
• Jeres egne sikkerhedsregler gælder. Jeres administratorer logger ind med deres egen Microsoft-konto.
• Kunderne er adskilt. Hver kunde kan kun se og ændre sin egen opsætning.
• Kryptering. Data er krypteret under overførsel og i hvile.

Hvem hos ModernTech der kan se jeres data

• ModernTech og en eventuel MSP-partner, som jeres organisation er tilknyttet, har adgang. I portalen kan kun navngivne konti hos ModernTech se alle kunder. Kontiene står på en fast liste, som kun kan ændres med en ændring i koden og en ny udrulning.
• Med den adgang kan vi se jeres opsætning, postkasse-oversigt og kørsler, forlænge en prøveperiode, sætte ModernSync på pause og afmelde jer. Vi kan ikke acceptere vilkår eller vælge abonnement for jer.
• Når vi åbner jeres data, registreres det i handlingsloggen med vores objekt-ID.

Hvad vi logger, og hvor længe

Log	Indhold	Opbevaring
Tekniske logs (Azure Application Insights)	Tidspunkt, organisation, status og fejlbeskeder. En fejlbesked kan indeholde en e-mailadresse eller et objekt-ID	30 dage
Handlingslog	Hvem (objekt-ID), hvornår, hvilket kald og navnene på de ændrede felter, ikke indholdet. I ser den i portalen	12 måneder
Kørselshistorik	Tidspunkt, status og antal kontakter pr. regel. E-mailadresser i fejlbeskeder maskeres	12 måneder
Sikkerhedskopi	Jeres opsætning og månedens forbrug, ingen kontakter	30 dage

Når I har afmeldt jer, slettes opsætning, handlingslog og kørselshistorik 90 dage efter. Databehandleraftalens bilag A har hele listen.

Hvor data ligger, og hvem der behandler dem

Underleverandør	Hvad	Hvor
Microsoft Ireland Operations Limited	Drift i Microsoft Azure, login med Entra ID og afsendelse af advarsler fra Microsoft 365	Azure i Sverige (regionen Sweden Central). Login og afsendelse af advarsler i EU

• Listen er den samme som i databehandleraftalens bilag B. Vi giver besked, før vi tager en ny underleverandør i brug (databehandleraftalens punkt 5).
• Ved tilmelding slår vi jeres CVR-nummer op i EU-Kommissionens momsregister VIES. Det er en offentlig myndighed og ikke en underleverandør.
• ModernSync drives af Moderntech Consulting ApS i Danmark og følger dansk ret og EU-ret.
• Microsoft er en del af en amerikansk koncern og kan efter amerikansk lov blive bedt om at udlevere data. Microsoft har i sine databehandlingsvilkår forpligtet sig til at afvise eller anfægte sådanne anmodninger, når der ikke er et gyldigt grundlag, og til at give besked, hvis loven tillader det.
• Vi gemmer ikke kontaktkortene, så de kan ikke udleveres fra os. Vi udleverer ikke data til myndigheder uden for EU, medmindre EU-retten eller dansk ret giver grundlag for det.

Udlevering af data ved skift

Kontakterne og kalenderne ligger i jeres egen Microsoft 365 og kræver ingen udlevering. Det, vi gemmer, kan I selv hente gratis i portalen under Indstillinger → Hent jeres data. Listen over, hvad I kan hente, og i hvilket format, er bilag 1 i vilkårene, og den er en del af aftalen.

Når I stopper, eller hvis ModernSync lukker

• Når I afmelder jer, vælger I, om ModernSync skal fjerne sine kontakter eller beholde dem uden opdatering. Slutter en prøveperiode, uden at I har valgt abonnement, fjerner ModernSync sine kontakter og kalendere.
• Der er ikke aftalt en særskilt ordning for, at ModernSync lukker. Af opbygningen og aftalerne følger: Kontakterne og kalenderne bliver liggende i jeres egen Microsoft 365, men opdateres ikke længere. I kan hente det, vi gemmer, så længe portalen kører, og fjerne appen i jeres Entra ID. Vi kan opsige aftalen med 1 måneds varsel (vilkårenes punkt 5) og sletter derefter de oplysninger, vi har behandlet for jer (databehandleraftalens punkt 9).

Det gør vi ikke

• Vi sælger ikke data og bruger dem ikke til markedsføring.
• Portalen bruger ingen cookies til sporing.

Sårbarheder

Skriv til privacy@modernsync.io, hvis du har fundet en sårbarhed.

Læs mere

Vilkår · Databehandleraftale · Privatlivspolitik

Siden fortæller, hvordan ModernSync er bygget i dag. Det, vi har forpligtet os til, står i vilkårene (med bilag 1) og databehandleraftalen.