Flyt kontakterne fra en offentlig mappe, så de kommer på telefonerne

Kontakter i en offentlig mappe kan kun ses i Outlook på computeren. Outlook til iPhone og Android kan ikke åbne offentlige mapper, og Microsoft lukker Exchange Web Services (EWS) i Exchange Online, som værktøjer bruger til at hente mappens kontakter ud. Guiden flytter kontakterne til en kontaktmappe i en delt postkasse, som ModernSync bruger som kilde.

Problemet: EWS lukker, og offentlige mapper følger ikke med

• Microsoft begynder at slå EWS fra i Exchange Online 1. oktober 2026 og lukker det helt 1. april 2027.
• Microsoft Graph, som afløser EWS, får ikke funktioner til at læse og skrive elementer i offentlige mapper. Det står på Microsofts liste over EWS-funktioner, der ikke kommer til Graph.
• Outlook til iOS og Android kan ikke forbinde til offentlige mapper.

Henter et værktøj i dag kontakter fra en offentlig mappe ud på telefonerne via EWS, holder det op med at virke, når EWS er lukket for jeres organisation. Spørg leverandøren, hvordan værktøjet henter mappen efter april 2027.

Sådan gør I: en kontaktmappe i en delt postkasse

En delt postkasse er en almindelig postkasse i Exchange Online, som flere kan arbejde i. Den kræver ingen licens. ModernSync læser kontaktmappen i den delte postkasse og lægger kontakterne ind i medarbejdernes egne kontakter hver nat. Telefonen synkroniserer dem som alle andre kontakter.

I skal bruge: en global administrator eller Exchange-administrator i Microsoft 365 og en pc med klassisk Outlook til Windows. Kun de to administratorroller kan vælge en postkasse som kilde i ModernSync.

1. Opret en delt postkasse

1. Åbn Microsoft 365 Administration, og vælg Teams og grupper → Delte postkasser.
2. Vælg Tilføj en delt postkasse, og giv den et navn, fx Kontakter (kontakter@jeresfirma.dk).
3. Vælg linket Føj medlemmer til din delte postkasse efter oprettelsen, vælg Tilføj medlemmer, markér den person, der skal flytte kontakterne, og vælg Tilføj. Medlemmer får fuld adgang. Efter Gemt. viser listen i nogle minutter stadig Der er ikke tilføjet nogen medlemmer endnu. Det er normalt. Postkassen dukker selv op i klassisk Outlook efter et stykke tid (op til en time).
4. Tag postkassen i brug, og vent ca. 15 minutter, før I opretter mapper. En ny delt postkasse har ingen standardmappe Kontakter, før den er taget i brug. Klassisk Outlook viser den alligevel og laver en engelsk mappe Contacts. Opretter I en mappe dér, havner den i roden af postkassen og ikke under Kontakter, og ModernSync finder den ikke. Sæt sproget på postkassen, så mappen hedder Kontakter. Der er to måder:
   • En administrator kører kommandoen her i Exchange Online PowerShell. Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity <delt postkasse> -Language da-DK -TimeZone "Romance Standard Time" -DateFormat "dd-MM-yyyy" -TimeFormat "HH:mm" -LocalizeDefaultFolderName Den er afprøvet i vores demotenant.
   • Åbn postkassen én gang i Outlook på nettet, og vælg dansk som sprog. Det kan også virke, men er ikke afprøvet.

2. Lav en kontaktmappe i den delte postkasse

1. Åbn klassisk Outlook, og gå til Kontakter.
2. Find den delte postkasse i mappelisten. I kontaktvisningen hedder den Kontakter – . Højreklik på den, og vælg Ny mappe. Kald mappen det samme som den offentlige mappe, fx Leverandører.

I kan også lægge kontakterne direkte i den delte postkasses Kontakter-mappe. Brug en ny mappe, hvis I har flere offentlige mapper, der skal holdes adskilt.

3. Kopiér kontakterne

Outlook kan ikke kopiere direkte fra en offentlig mappe til en delt postkasse, når Outlook henter delte mapper lokalt (standard). Det giver fejlen Ændringerne i elementet gik tabt, da forbindelsen til serveren blev genoprettet, og mappen forbliver tom. Kopiér derfor først til en mappe i jeres egen postkasse og derfra videre.

1. Gå til Mapper-visningen. Højreklik på Kontakter i jeres egen postkasse, vælg Ny mappe, og kald den fx Leverandører (midlertidig).
2. Fold Offentlige mapper → Alle offentlige mapper ud, og åbn kontaktmappen. Markér alle kontakter med Ctrl+A.
3. Højreklik, og vælg Flyt → Kopiér til mappe. Vælg den midlertidige mappe fra trin 1.
4. Åbn den midlertidige mappe, og markér alle kontakter med Ctrl+A. Vælg Flyt → Andre mapper…, og vælg mappen i den delte postkasse fra afsnit 2.
5. Sammenlign antallet af kontakter i den offentlige mappe og i mappen i den delte postkasse. Det står nederst i Outlook-vinduet. Er der færre, så kopiér igen.
6. Stemmer antallet, kan I slette den midlertidige mappe i jeres egen postkasse.

Den offentlige mappe står urørt, til I har set kontakterne på telefonerne.

Telefonerne får de almindelige kontakter. Kun kontakter kommer med. Kontaktgrupper, fx Håndværkere, bliver i Outlook.

4. Opret reglen i ModernSync

1. Log ind i portalen, og vælg Regler → Tilføj regel.
2. Vælg En kontaktmappe i en postkasse.
3. Skriv den delte postkasses adresse under Postkasse, fx kontakter@jeresfirma.dk, og mappens navn under Mappe. Lad Mappe stå tom, hvis kontakterne ligger i den delte postkasses Kontakter-mappe. Det kræver, at I fulgte trin 1: uden det hedder mappen Contacts, og ModernSync finder den ikke.
4. Vælg, hvilken gruppe der skal have kontakterne, og gem reglen.
5. Lav en Prøvekørsel. Den viser, hvor mange kontakter hver medarbejder får, og skriver intet.

Når I slår kørslerne til, kører reglen hver nat. Nye og rettede kontakter i den delte postkasse, fx et rettet mobilnummer, kommer ud ved næste kørsel og vises på telefonen efter nogle minutter.

5. Når kontakterne er på telefonerne

• Bed kollegerne vedligeholde kontakterne i den delte postkasse fremover.
• Gør den offentlige mappe skrivebeskyttet, eller fjern den, så der kun er ét sted at rette.

Hvis noget ikke virker

Problem	Løsning
Den delte postkasse vises ikke i Outlook	Vent op til en time, eller genstart Outlook. Tjek, at personen er medlem af den delte postkasse
Offentlige mapper mangler i Mapper-visningen	Nyt Outlook viser ikke offentlige mapper. Skift til klassisk Outlook
Kopieringen giver en fejl, og mappen er tom	Brug vejen via egen postkasse i afsnit 3. Eller slå Hent delte mapper fra: Filer → Kontoindstillinger → Kontoindstillinger → jeres konto → Flere indstillinger → Avanceret. Genstart Outlook, kopiér direkte, og slå den til igen
Prøvekørslen finder ingen kontakter	Tjek stavningen af mappens navn og postkassens adresse. Ligger mappen i roden af postkassen og ikke under Kontakter, så opret den igen efter trin 1

Kilder

Microsoft Learn, læst 18. oktober 2026:

• Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online: tidsplanen og listen over funktioner, der ikke kommer til Microsoft Graph.
• Exchange Online service description: datoerne 1. oktober 2026 og 1. april 2027.
• FAQ about public folder migration: Outlook til iOS og Android og offentlige mapper.