Sådan får I den globale adresseliste på iPhone
En iPhone med arbejdskontoen tilføjet som Microsoft Exchange-konto kan søge i den globale adresseliste (GAL), når den er online. Adresselisten bliver aldrig kopieret ned på telefonen, så kollegerne vises ikke i Kontakter-appen, og deres opkald viser kun et nummer. Skal de vises som kontakter, skal de skrives ind i hver brugers postkasse.
1. Hvad den globale adresseliste er
Den globale adresseliste er Exchange Onlines liste over alle modtagere i organisationen: brugere, grupper, delte postkasser og mailkontakter. Den ligger på serveren, og Microsoft 365 holder den opdateret, når medarbejdere starter og stopper. Outlook på computeren kan også hente den som offlineadressekartotek, men det bruges kun af Outlook og ikke af telefoner.
2. Tilføj Exchange-kontoen på iPhonen
Gå til Indstillinger › Apps › Mail › Mail-konti › Tilføj konto, vælg Microsoft Exchange, og log ind med arbejdskontoen. Slå Mail og Kontakter til på listen over det, der skal synkroniseres, og tryk på Gem. En konto, der er tilføjet som IMAP, henter kun mail og kan ikke slå op i adresselisten.
3. Søg i adresselisten
Med Exchange-kontoen på telefonen kan kolleger findes, når telefonen har forbindelse:
- I Mail-appen begynder brugeren at skrive en kollegas navn i Til-feltet i en ny mail. Træffere fra adresselisten vises sammen med brugerens egne kontakter.
- I Kontakter-appen kan Exchange-kontoens adresseliste åbnes fra oversigten over konti og lister og søges igennem på navn. Hvor den ligger, afhænger af iOS-versionen.
- I Outlook-appen finder en søgning på et navn kolleger i organisationen og viser deres kontaktkort.
Fra et søgeresultat kan brugeren gemme én kollega ad gangen i telefonens kontakter. Den kopi bliver ikke opdateret, når kollegaen skifter nummer eller fratræder.
4. Hvorfor adresselisten aldrig bliver til kontakter
iPhonen synkroniserer mappen Kontakter i brugerens egen postkasse. Den globale adresseliste er et separat katalog, som telefonen spørger på efter behov, og Microsoft 365 har ingen indbygget indstilling, der kopierer den ind i telefonens kontakter. Det betyder tre ting:
- Opkald fra kolleger viser et nummer, fordi telefonen kun slår opkald op i de kontakter, der ligger på den.
- Uden dækning kan ingen finde en kollega.
- Kollegerne kan ikke vælges i telefonens egen Kontakter-app.
Skal kollegerne vises som kontakter med navn på opkald, skal de skrives ind i mappen Kontakter i hver postkasse og holdes ajour, når medarbejdere starter, skifter nummer eller fratræder. Eksport og import virker én gang og er forældet ugen efter.