Tjek for forældede kontakter

Mange brugere har selv gemt kolleger i deres kontakter, og de kontakter bliver aldrig opdateret. Når en medarbejder fratræder, og mobilnummeret gives videre til en ny, kan telefonen vise den gamle medarbejders navn, når den nye ringer. Tjekket finder den slags, så brugeren kan rette det. Tjekket er gratis.

Det finder tjekket

• Overdraget nummer: Et nummer på brugerens kontakt tilhører i dag en anden kollega.
• Tidligere medarbejder: Kontaktens arbejdsadresse findes ikke længere i organisationen.
• Dublet: Kontakten har samme e-mail, eller samme nummer og fornavn, som en kollega, ModernSync allerede holder opdateret.

Et nummer, som flere deler, fx omstillingen, bruges ikke til at finde dubletter.

Det læser og gemmer tjekket

Tjekket læser navn, e-mail og telefonnumre på de kontakter, brugerne selv har gemt i de postkasser, jeres regler giver kontakter. Det ændrer og sletter intet. Ved et fund gemmer ModernSync kun navnet på kontakten og på kollegaen. Numre og adresser gemmes ikke, og kontakter uden fund nævnes ingen steder.

Tjekket bruger de rettigheder, I allerede har godkendt. Der kræves ingen nye.

Hvor ofte tjekket kører

Tjekket gennemgår hver postkasse mindst én gang om ugen og hver gang, der er ændringer i postkassen eller i reglen. Rettede fund forsvinder derfor ved næste gennemgang. Klik på Opdatér kontakter nu for at tjekke alle postkasser med det samme.

1. Slå tjekket til

Kun jeres egen administrator kan slå tjekket til. Gå til Indstillinger, og find Tjek for forældede kontakter. Klik på Slå til …, læs hvad tjekket gør, sæt flueben ved bekræftelsen, og klik på Slå tjekket til. Fundene vises efter næste kørsel, også efter en prøvekørsel.

2. Se fundene

Er der fund, står de på Overblik som Til orientering. Under Postkasser står de samlet pr. bruger med, hvad brugeren skal gøre. Klik på Hent som CSV for at få dem i et regneark.

3. Bed brugerne rette dem

Kontakterne er brugernes egne, så brugerne retter dem selv. Klik på Kopiér besked til ud for en bruger, og send beskeden, fx i Teams eller pr. mail. Den fortæller, hvilke kontakter brugeren skal slette eller rette. Ved næste gennemgang af postkassen forsvinder de fund, der er rettet. Vil I se det med det samme, så klik på Opdatér kontakter nu.

Slå tjekket fra

Klik på Slå fra under Tjek for forældede kontakter. ModernSync holder op med at læse brugernes egne kontakter, og de gemte fund slettes med det samme. Det sker også, når I afmelder jer.