Kom i gang med ModernSync

Opsætningen tager et par minutter. Der skrives intet i postkasserne, før I har set en prøvekørsel og selv har slået synkroniseringen til.

Det skal I have klar

• En Microsoft 365-organisation med postkasser i Exchange Online.
• En global administrator, som godkender appen én gang for hele organisationen.
• En gruppe med dem, der skal være kontakter, og en gruppe med dem, der skal have kontakterne. Det må gerne være den samme gruppe.

1. Godkend appen

Åbn portalen, og log ind med jeres Microsoft-konto. Under Tilmeld jeres organisation klikker I på Godkend ModernSync. Microsofts samtykkeside viser de fire rettigheder, appen beder om, og en global administrator accepterer dem. Derefter kommer I tilbage til portalen, som viser, at godkendelsen er på plads.

2. Tilmeld jer

Skriv organisationens navn, land og momsnummer. Momsnummeret skrives med landekode, fx DK12345678. Danske virksomheder bruger DK og CVR-nummeret. Driftskontakt er udfyldt med jeres login-mail. Skift den gerne til en fælles adresse som it@, for den får besked, når en kørsel fejler, og før prøveperioden slutter. Accepter vilkårene og databehandleraftalen, og klik på Tilmeld.

Organisationen er aktiv med det samme, og prøven eller abonnementet starter ved tilmeldingen. Under prøven er der et loft over, hvor mange postkasser der får kontakter. Portalen viser loftet ved tilmeldingen. Med abonnement er der intet loft.

3. Opret en regel

Gå til Regler, og klik på Tilføj regel. Vælg den gruppe, hvis medlemmer skal være kontakter, vælg modtagergruppen, og klik på Gem regel. Artiklen om regler forklarer undtagelsesgrupper og fælles kontaktmapper.

4. Lav en prøvekørsel

Klik på Prøvekørsel under Overblik. Resultatet viser, hvor mange kontakter der lægges i hvor mange postkasser, og hvor mange der er nye, ændrede og fjernede. Under Postkasser kan I se, hvem der får kontakterne. En prøvekørsel skriver intet.

Har I brugt et andet værktøj til det samme, så sæt flueben ved Overtag eksisterende kontakter under Indstillinger, før I går videre. ModernSync overtager så de kontakter, der matcher en medarbejder på e-mailadressen og ikke har noter, private numre eller andre personlige oplysninger, og telefonerne får ikke dubletter. Har en kontakt noter, private numre, fødselsdag eller flere e-mailadresser, er den medarbejderens egen og bliver ikke ændret. Medarbejderen kan så have to kontakter for samme kollega. Du bekræfter valget, når du slår det til. Prøvekørslen viser, hvor mange der overtages. Slår I det til senere, bytter ModernSync sine egne kontakter ud med de kontakter, medarbejderne selv har gemt, så der kun er én kontakt pr. kollega. Byttet tæller med i slet-spærren.

5. Slå synkroniseringen til

Når prøvekørslen er gået godt, viser Overblik knappen Slå synkroniseringen til. Bekræftelsen gentager tallene fra prøvekørslen. Klik på Slå til, så starter den første rigtige kørsel med det samme.

Hvornår kontakterne dukker op

Når kørslen er færdig, ligger kontakterne i postkasserne. De dukker op på telefonerne inden for få minutter, hvis telefonen synkroniserer kontakter fra arbejdskontoen. I en stor organisation kan selve kørslen tage flere minutter.

Derefter kører ModernSync hver nat, så nye kolleger, nye numre og fratrædelser kommer med af sig selv. Under Kørsler kan I følge hver kørsel.